Tejiendo la Red


Internet por la oficina empieza

por Alejandro López Ortiz y Daniel M. Germán


Muchos aseguran que Internet, la supercarretera de la información o la teleraña mundial (Web) será la herramienta mágica que incrementará ventas, hará genios de estudiantes promedio, y cambiará la forma de los hot cakes. Por esto no es sorprendente que las compañías estén instalando páginas en Internet, servidores y cuentas de correo electrónico. Dados los problemas financieros que actualmente atraviesa el país, las compañías mexicanas tienen un número limitado de recursos. Por ello es natural que algunas compañías hayan decidido limitar su presencia en la Red a una página en Web diseñada por un consultor externo. Sin embargo esta estrategia no es, en nuestra opinión, la más apropiada.

En términos de productividad y más ventas, una red interna de correo electrónico, seguida por acceso a correo externo y discusiones de Usenet pueden proveer mejores resultados por la misma inversión.

¿Por qué?

Por un lado, una página de Web es como una ventanilla virtual. ¿Pondría usted una ventanilla, con grandes anuncios pero sin un cajero que la atienda? Desde luego que no. Igual que con una ventanilla, se requiere de una red de soporte para poder realizar una venta en la Web: se requiere una (o varias) persona(s) que atienda(n), responda(n) a preguntas de los clientes y haga(n) la venta. Una vez que la transacción se completó, ya sea en persona o electrónicamente, se deben activar procesos de facturación, inventario, entrega, cobros, etc., para llenar el pedido. Este sistema, al que estamos tan acostumbrados en persona, es el mismo que se requiere para apoyar a una página de Web. Si decide pagar porque le hagan una página de Web para su compañía, va a tener que asignar, o contratar, personal para la atención de ésta. Afortunadamente, una media hora al día suele ser suficiente para "atender" una página de Web, lo que significa que no tiene necesariamente que contratar a un nuevo empleado. Actualmente, tan sólo un número limitado de transacciones comerciales se efectúan en la red .

Por otro lado, la principal ventaja que su negocio adquiere con el uso de Internet es el correo electrónico externo y aún más importane, el correo interno. Al igual que con la instalación de sistemas mainframe para contabilidad e inventario, la instalación de correo electrónico en su compañía tiene un profundo impacto que va más allá de tener un inventario mas exacto -- para el caso de mainframes--, o menor cantidad de memorándums en papel --para el caso de correo electrónico.

El correo electrónico reduce, desde luego, la cantidad de papel que se usa en su compañía, al tiempo que cambia el tipo de trabajo que efectúan las secretarias. En la oficina tradicional, la secretaria es la persona que mecanografía las cartas, contesta las llamadas y arregla las citas. Con el correo electrónico, en muchas ocasiones, es más eficiente enviar una carta directamente al destinatario, que hacerlo a través de la secretaria. Esto cambia el papel de su secretaria de mecanógrafa y operadora de teléfonos a asistente ejecutiva.

También tenemos el impacto del correo electrónico en la estructura organizacional. Por ejemplo, hay gerentes que establecen una jerarquía por el sólo hecho de tener la puerta de su oficina cerrada; ellos notarán que el correo electrónico es un línea siempre abierta, que pasa por la mitad de sus oficinas, y que por lo tanto disminuye su autoridad. En realidad, el poder sigue en manos "del jefe": si él no autoriza o no apoya, las cosas no se hacen. Lo que cambia es la forma en que se llevan a cabo tales instrucciones. En tanto que una organización tradicional funciona a base de reuniones y comunicaciones personales que no son muy eficientes, una organización conectada con correo se mueve rápidamente. Las ideas, decisiones y obligaciones de cada quien son explicadas, tomadas y transmitidas por correo. Ciertamente, una compañía que establezca correo electrónico entre su personal de oficina y estimule su uso será más eficiente que otra funcionando bajo el sistema tradicional.

El número de noviembre 27 de 1995 de la revista Fortune, contiene un artículo titulado The Internet Inside your Company. Dicho artículo describe, en tres compañías, el uso interno de una red tipo Internet para incrementar su productividad y como canal de información que mantiene a sus empleados al tanto de las estrategias y proyectos corporativos.

Una compañía que funciona eficientemente sobre una red interna está colocada en una posición de avanzada para maximizar el uso de las diferentes partes de Intenet: Web --con motivos comerciales o de investigación--, el correo electrónico --para comunicarse con clientes, proveedores y otros--, Usenet --donde encontrará grupos de discusión en muchas áreas.

La supercarretera de la información no debiera empezar en nuestra línea telefónica: debe empezar en las conexiones de nuestras redes locales.

Nota al calce: Para discutir éste y otros temas, les recomendamos los grupos mex.productividad y mex.empresarial de la jerarquía de noticias mex.* de Usenet.


This article is Copyright © 1996, A. Lopez-Ortiz and Daniel M. Germán
Last modified: Mon Feb 12 21:38:31 1996